Detaljit ratkaisevat

Oikeastaan otsikon pitäisi olla "joskus detaljit ratkaisevat", mutta noin se oli nätimpi. Tänään puhutaan liiketoiminnan pienistä asioista, joita on joskus vaikea huomata, mutta kun ne huomaa, niin niiden merkitys osoittautuu suureksi. Nyt en voi sanoa mitään yleispätevää neuvoa mitä ne detaljit ovat juuri sinun liiketoiminnassasi, mutta toivottavasti saat tästä vinkkejä. Tässä kirjoituksessa annan konkreettisia esimerkkejä eli tämä on luonteeltaan enemmän esimerkkien läpikäyntiä.

Hit rate

Hit ratella tarkoitan tässä montako kauppaa annetuista tarjouksista tulee. Eräässä liiketoiminnassa oli fiilis, että tehdään todella paljon tarjouksia, mutta kauppaa tule tosi vähän. Niinpä päätettiin, että lasketaan tehdyt tarjoukset ja niistä syntyneet kaupat. Todettiin, että hit rate oli 8 prosenttia. 8 kauppaa vastaan tehtiin siis peräti 92 ei-kiitos-tarjousta.

Yhteen tarjoukseen meni paljon työtä. Kun sitä tutkittiin tarkemmin, niin saatiin laskettua, että tarjoukseen meni noin tunti työtä. Tehtiin siis 92 tuntia turhaa työtä 8 hyödyllistä tuntia vasten. Kahdeksan auppaa vaati siis noin 2,5 viikkoa työtä tai toisella tavalla laskettuna, yksi kauppa vaati 11,5h turhaa työtä plus vielä yksi tunti, joka on itse voittavan tarjouksen laskenta eli yhteensä 12,5h/kauppa.

Mitä tilanteelle voidaan tehdä, jos huomataan, että tehdään hirmuisesti työtä, joka ei johda kauppaan? Yksi tapa on kehittää tarjousten laskentaa nopeammaksi. Jos tuosta tunnista saadaan vain 10 minuuttia pois niin, 100 tarjousta vaatii 100 tunnin sijaan 83h 20min työtä. Se on yli kahden työpäivän säästö. Nyt voittavan tarjouksen tekemiseen menee enää 10h 25min aikaisemman 12,5h sijaan. Tämä tarkoittaa, että aikaisemmassa 100 työtunnissa voidaan nyt tehdä yli 9 kauppaa. Se taas tarkoittaa, että 12,5% kasvua liikevaihtoon, eli aivan huikea kasvu pelkästään sillä, että 10 minuuttia lähti tarjouslaskentaan käytetystä ajasta pois.

Ajatellaanpa, että hit ratea voidaan parantaa jollain muulla tavalla kuin lyhentämällä laskentaan käytettyä aikaa. Jos esimerkiksi parantamalla tarjousten laatua voitaisiin sadasta tarjouksesta saada vain yksi kauppa enemmän. Jälleen kerran, tuo 1 kauppa enemmän tarkoittaisi 12,5% liikevaihdon kasvua samalla työllä. Kannattaa siis todellakin katsoa, että kaikki pienetkin asiat on tarjouksessa huomioitu.

Btw, verkkokaupassa puhutaan conversion rate'sta joka on läheistä sukua hit ratelle. Periaate on täysin sama kuitenkin eli kun verkkokaupassa käy paljon asiakkaita, niin mikä osuus heistä on ostajia. Tämä ns. ostopolun parantaminen on aivan sama prosessi kuin em. tarjouslaskenta ja johtaa täysin samaan lopputulokseen. Jos conversion rate on 1% ja saat sen nostettua 2 prosenttiin, niin tuplasit juuri liikevaihdon.

Vaikuttaako säätila vaatekauppaan?

Olen ollut jonkin verran vaateliiketoiminnoissa mukana ja siellä puhutaan usein sään vaikutuksesta myyntiin. Toki erityisemmin silloin jos myyntiartikkelit ovat selkeästi kausivaatteita, esim. talvivaatteita, niin sanotaan, että huono talvi heikentää kokonaismyyntiä. Nyt seuraakin jännä juttu: tämä ei kokemukseni perusteella pidä paikkaansa. Tein aikoinaan tilastollisen laskelman analysoimalla talven lämpötiloja ja myyntejä, mutta analyysin perusteella pystyin näyttämään että talven lämpötiloilla ei käytännössä ollut mitään vaikutusta myyntiin. Se siitä alalla kiveen hakatusta uskomuksesta.

Uskon tämän johtuvan siitä, että kausivaatteet ostetaan aina kalenterin mukaan eikä sään mukaan. Elo-syyskuussa aletaan ostamaan talvivaatteita ja talvivaatteiden ostaminen loppuu yleensä tammikuussa, jolloin talvi vasta alkaa. Olet ehkä ihmetellyt miksi t-paidat laitetaan esille vaatekaupoissa vaikka lumi on vielä maassa? Niin, se johtuu tästä ilmiöstä ja tämä ei ole vaatekauppojen keksintö vaan kuluttajien toimintamalli. Me myös taisteltiin joskus tätä vastaan ja totesimme, ettei kannata.

Pienestä työvaiheesta iso säästö

Nyt jo kahdessa liiketoiminnassa on päädytty automatisoimaan pieni työvaihe, jonka muuttaminen alkuun aiheutti kohtuullista vastustusta. Kyseessä on verkkokaupan lähettämisen automatisointi, joka tehtiin kummassakin tapauksessa alunperin niin, että työntekijä kopioi verkkokaupasta asiakkaan tiedot, syötti ne Postin tai Matkahuollon järjestelmään ja tulosti sieltä postituslapun, joka liimattiin sitten lähetyksen päälle. Automatisoinnissa siirryttiin käyttämään järjestelmää, joka siirtää automaattisesti tilaajan tiedot ja muodostaa postituslapun samassa verkkokauppajärjestelmässä. Jos kopiointiin liittyvää virheen mahdollisuutta ei huomioida, niin säästö työajassa oli noin 1-2 min/lähetys. Kummassakin liiketoiminnassa verkkokauppa kasvoi merkittävästi ja puhuttiin alkuun tuhansista lähetyksistä vuodessa, mikä käytännössä tarkoitti inhimillisten virheiden poistumista kokonaan ja työajan säästöä yli viikon verran (myöhemmin volyymien kasvaessa yli kuukauden säästö työajassa). Laadullisesti virheiden poistuminen oli jopa työajan säästöä tärkeämpi asia.

80/20-sääntö

Olet ehkä kuullut 80/20 säännöstä, joka on yleispätevä sääntö lähes kaikkialle, mutta liike-elämässä siitä kuulee useita eri versiota. Esimerkiksi, että 80 prosenttia liikevaihdosta tulee 20 prosentista asiakkaita tai 20 prosenttia tuotteista tuo 80 prosenttia liikevaihdosta. Tämä pitääkin aika hyvin paikkaansa ja on joskus jopa paljon radikaalimpi. Olen nähnyt tilanteita joissa 5% asiakkaista toi 90% liikevaihdosta ja 10% tuotteista toi 80% liikevaihdosta.

Tällaisten tilanteiden huomaaminen on hyvä huomata ajoissa sillä ne muodostavat usein joko riskin tai merkittävän potentiaalin tai säästökohteen. Jos pieni joukko asiakkaita tuo pääosan liikevaihdosta niin on hyvä ymmärtää, että yhdenkin tärkeän asiakassuhteen loppuminen voi tuoda valtavan kolauksen liikevaihtoon. Toisaalta jos niistä pienistä asiakkaista yhdenkin saa kasvatettua suureksi, niin se voi tuoda merkittävää liikevaihdon kasvua. On siis parempi, että asiakkaat ovat lähemmäs samankokoisia, jolloin yhden häviäminen ei aiheuta merkittävää ongelmaa.

Jos taas tuotevalikoimassa on vain pieni osa tuotteista, jotka tuo merkittävän osan liikevaihtoa niin kannattaa tarkasti analysoida mikä merkitys näillä pienimenekkisillä tuotteilla lopuksi on ja mikä niiden kustannusvaikutus on todellisuudessa. On esimerkiksi tunnettua, että jos tuotteesta on väreinä vain musta ja valkoinen, niin kolmannen värin lisääminen valikoimaan voi kasvattaa entisestään mustan ja valkoisen myyntiä vaikka uutta väriä ei myytäisi ollenkaan. Toisaalta jos värejä tuodaan liikaa niin myynti voi laskea, koska ostajalla tulee vaikeuksia päättää minkä värin ottaisi. Ts. vaihtoehtojen leikkaaminen ei aina ole järkevä ratkaisu. Usein kuitenkin valikoimaa voidaan leikata ja tehdä merkittävä säästöä pienemmällä valikoimalla ilman, että se vaikuttaa myyntiin juuri ollenkaan.

Tätä 80/20 sääntöä kannattaa pohtia omassa liiketoiminnassa ja miettiä missä se on havaittavissa. Kun olet tunnistanut kohdat niin mieti tarkkaan onko siellä kasvumahdollisuuksia, riskejä tai säästökohteita.

Lopuksi

Sellaista tällä kertaa. Jos olet huomannut jotain yllättäviä pikkudetaljeja omassa liiketoiminnassa, joilla onkin ollut kokoaan merkittävämpi voima niin heitä kommenttia alas. Taas kaikkien odottama yhteenvetolista:

• Pienillä asioilla voi olla suuri merkitys liiketoiminnassa

• Pieniin yksityiskohtiin puuttuminen voi johtaa merkittäviin tuloksiin

• Tärkeitä detaljeja voi olla vaikea huomata

• Kaikki, mikä vaikuttaa loogiselta syy-seuraus-suhteelta, ei välttämättä pidä paikkaansa