Hyvän hallituksen resepti

Meille syntyi reilu viikko sitten tytär, joten edellisen kirjoituksen julkaisusta venähti hieman pidempi tauko. Mutta mennäänpä asiaan.

Olen istunut muutamassa kymmenessä hallituksessa puheenjohtajana, rivijäsenenä, neuvonantajana ja konsulttina. Tästä on syntynyt näkemys siitä millainen on yrityksen hyvän hallituksen resepti. On hyvä muistaa ja ymmärtää, että hallitus ajaa yrityksen omistajien asiaa, mutta hallituksen ensisijainen prioriteetti tulee olla yrityksen etu ja yrityksen etu voi olla eri kuin yksittäisen omistajan etu. Tyypillisin näkemäni tällainen tilanne on, missä yksittäinen omistaja painostaa yrityksen operatiivista henkilöstöä tekemään yhteistyötä jonkin tahon kanssa, jossa omistajalla on myös merkittävä intressi, esim. merkittävä omistus tai muu taloudellinen hyöty.

Tein lyhyen listan alle hyvästä hallituksesta, mutta avaan nämä kohdat tarkemmin alla.

• Osaamista, näkemystä ja kokemusta

• Avulias ja osallistuva

• Verkostoitunut

• Organisoitunut ja järjestelmällinen

• Valmistautunut

• Looginen ja kohtuullinen

• Suunnitelmallisesti rakennettu

Mielestäni hallituksessa olisi aina hyvä olla ulkopuolisia jäseniä. Pienissä yrityksissä on pääosin hallituksia, joissa on ainoastaan omistajia tai jopa pelkästään omistajia, jotka ovat operatiivisesti työssä yrityksessä. Tämä antaa hyvin kapean pohjan hallituksen osaamiselle, näkemyksille ja kokemukselle. Ulkopuolinen näkemys mielellään muilta aloilta kuin missä yritys toimii on hyväksi, koska liike-elämän peruslainalaisuudet ovat kaikkialla samat, mutta tavat ratkaista niitä hyvinkin erilaisia. Itse olen kokenut esimerkiksi IT-alan kokemusten tuovan merkittävää uutta näkemystä tekstiiliteollisuuteen. Hallituksessa tulee olla todistettua osaamista eli henkilöitä, jotka ovat itse rakentaneet menestystä sekä mielellään myös epäonnistuneet, koska sekin on taito joka on hyvä osata ja kokea. Epäonnistuminen on kokemus, joka opettaa asioista täysin eri puolen kuin onnistuminen.

Hallituksen tarkoitus on auttaa yritystä menestymään, jolloin se tuottaa omistajilleen mahdollisimman suurta hyvää. Auttaminen on kuitenkin tekemistä, mikä tarkoittaa, että hyvä hallitus tekee asioita yrityksen eteen. Se ei siis vain istu kerran kuukaudessa kuuntelemassa agendan mukaiset asiat ja kommentoi niitä vaan sen jäsenet ovat valmiita käyttämään aikaansa myös yrityksen kehittämiseen. Hallituksen osallistuminen ei kuitenkaan tarkoita operatiivista työtä vaan se on esimerkiksi rahoituksen järjestämistä, yritysjärjestelyjen neuvottelua, strategisten hankkeiden toteuttamista tai ihan vaikka ovien avaamista uusiin asiakkuuksiin.

Ovien avaamisesta päästään verkostoitumiseen. Hyvä hallitus on verkostoitunut, eli sen jäsenet tuntevat laajasti eri aloilta ihmisiä ja kykenevät avaamaan ovia tai löytämään operatiiviselle tekemiselle sopivia kumppaneita, rahoittajia, asiakkaita tai vaikka työntekijöitä. Hallituksen jäsenten tulee olla myös halukkaita käyttämään verkostojaan. Yrityksen puolelta tulee kuitenkin muistaa, että hallituksen jäsenille on tärkeää, että kun he saattavat tahoja yhteen, niin nämä tahot voivat hyötyä toisistaan aidosti. Yksipuolisen hyödyn hakeminen pilaa hallituksen jäsenen maineen nopeasti ja aikaisemmat verkostot kuihtuvat kun saa maineen henkilönä, jonka yhteydenotot ovat aina vain yksipuolisen edun hakemista.

Hyvä hallitus on myös organisoitunut ja järjestelmällinen. Tämä on asia joka on yleensä hallituksen puheenjohtajan vastuulla. Jos pj on luonteeltaan siihen sopimaton, niin hallitus voi hyvin sopia, että esimerkiksi joku toinen hallituksen jäsen, sihteeri tai toimitusjohtaja huolehtii, ettei agendalta harhauduta, pysytään aikataulussa ja keskustelu pysyy muutenkin hallituksen asioissa eikä harhaudu operatiivisiin. Organisoituneella hallituksella on agenda ja aikataulut, joita ainakin pyritään seuraamaan. Agendalla on hyvä olla vakiopohja, johon voidaan tuoda 2-3 vaihtuvaa kohtaa. Itse olen tehnyt johtoryhmälle oman mittariston, jota johtoryhmä seurasi viikkotasolla ja siitä tehtiin kapeampi mittaristo hallitukselle (ks. tämä aikaisempi blogiteksti) ja tuon mittariston läpikäynti oli vakiokohta hallituksen kokouksessa. Jos ja kun hallitus sopii toimenpiteitä, niin niihin kirjataan vastuuhenkilö ja toimenpiteet käsitellään seuraavassa kokouksessa, jotta asiat tulevat tehdyksi. Jos tällaista seurantaa ei ole, niin on turhaa kysyä toimitusjohtajalta, että mitä sille 4 kuukautta sitten keskustellulle asialle on tehty.

Osa järjestelmällisyyttä on, että hallitus hoitaa pöytäkirjat kuntoon. Tyypillinen tapa on allekirjoittaa edellisen kokouksen pöytäkirja seuraavan kokouksen alussa ja sopia vastuuhenkilö pöytäkirjoille. Liian usein hallituksen pöytäkirjoja kirjoitetaan vasta kun tilintarkastaja kysyy niitä. Pöytäkirjoilla on myös merkitystä hallituksen jäsenten henkilökohtaisten vastuiden kannalta, joten niihin tulee suhtautua riittävällä vakavuudella.

Hallituksen jäsenten pitää valmistautua kokouksiin. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että sovitut toimenpiteet on tehty jos ne koskevat hallituksen jäseniä ja jokainen hallituksen jäsen on lukenut ajatuksella agendan sekä sen mukana toimitetut materiaalit. Näitä lukiessa on hyvä kirjoittaa ylös kysymykset ja asiat mitä materiaalista nousee mieleen, jotta ne muistaa myös kokouksessa. Aivan liian usein olen huomannut kokouksessa, että hallituksen jäsenet eivät ole lukeneet materiaaleja ja aivan liian usein olen olettanut, että tämä olisi minimityö, jonka hallituksen jäsen tekee.

Hallituksen tulee olla myös looginen ja kohtuullinen, eli hallituksen kokousta ei tule käyttää toiveiden tynnyrinä, jonne saavutaan heittämään 5-10 villiä ideaa ja joiden odotetaan etenevän operatiivisella puolella. Jos hallituksella on paljon ideoita, niin hallituksen tulee itse kyetä niitä myös edistämään eli toimitusjohtajalle pitää antaa työrauha varsinaiseen operatiiviseen työhön. Loogisuuden tulee näkyä siinä, että kun yritykselle on sovittu strategia ja visio, niin hallituksen tulee toimia niiden mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että ideointi ja ajatusten jakaminen on ihan ok, mutta ne eivät voi olla jatkuvasti täysin eri suuntaan mitä strategiatyössä on aikaisemmin sovittu.

Haluan vielä heittää omistajille ajatuksen, että mieti etukäteen millaiseen rooliin tarvitset hallituksen jäsentä ja jos löydät mielestäsi sopivan henkilön, niin kerro hänelle selvästi tästä roolista. On kummankin etu, että hallituksen jäsen ymmärtää ja tietää mitä häneltä odotetaan, jolloin voi myös olla, että hallituksen jäsen kokee ettei hän ole oikea henkilö tällaiseen rooliin. Jos hallitukseen otetaan henkilö ja häneltä odotetaan jotain mitä ei selvästi osata kertoa, niin on enemmän kuin todennäköistä ettei yhteistyöstä tule mitään. Hyvä hallitus siis rakennetaan kuin joukkue, jossa jokaisella pelaajalla on omat roolinsa ja vahvuutensa. Samalla tavalla joukkueen rakentamiseen liittyy, että jokaisen hallituksen jäsenen tulee ymmärtää ne toimintatavat, joiden mukaan tullaam työskentelemään. Tällaiset toimintatavat voivat olla vaikka tässä tekstissä käsitellyt asiat.

Lopuksi myös lohdutuksen sana. Jos sinusta tuntuu, ettet saa hallitustyöstä tai hallituksesta sellaista apua kun kaipaisit, niin koskaan ei ole liian myöhäistä lähteä korjaamaan näitä asioita. Hallitus voi hyvin istua ylimääräisen järjestäytymiskokouksen ja sopia näistä pelisäännöistä. Minähän tietysti autan tässä muhkeaa palkkiota vastaan.