Priorisoi, priorisoi

Tänään puhutaan yhdestä johtamisen osa-alueesta, joka on yksi tärkeimmistä ellei tärkein. Asia on hyvin yksinkertainen ja vaikka sen kerran sisäistää, niin sen unohtaa helposti ja itseään pitää aina välillä herätellä takaisin oikeille raiteille. Toisin sanoen, vaikka tämä asia olisikin sinulle tuttu, niin tänään on hyvä päivä vähän herätellä vanhaa oppia.

Taustaa

Opin ensimmäisen kerran priorisoinnin tärkeydestä armeijassa. Silloin asiasta ei puhuttu priorisointina tai ylipäänsä johtamisena, mutta myöhemmin olen ymmärtänyt tämän osana johtamista. Reserviupseerikoulussa meillä oli kouluttajana ltn Toivonen, joka aina toisti meille: "Tehtävä kirkkaana mielessä". Kysyitpä häneltä mitä tahansa, niin joka asiaan saattoi saada saman vastauksen: "Tehtävä kirkkaana mielessä". Tämä tarkoitti, että teit mitä tahansa tai päätit mitä tahansa, niin tee se aina niin, että sen lopputulos tähtää tehtävän toteuttamiseen. Annetaan tämän hieman hautoa.

Mitä on priorisointi?

Priorisointi on asioiden asettamista tärkeysjärjestykseen, joten ennen kuin mitään voi laittaa tärkeysjärjestykseen pitää olla tiedossa mikä on asioiden tärkeysjärjestys. Tärkeysjärjestys ei ole samassa firmassa työskentelevillä henkilöillä sama vaan se riippuu tehtävästä ja asemasta. Mitä alempana organisaatiossa ollaan, sitä selkeämpi tärkeysjärjestys tulisi olla ja tämän kertominen on lähiesimiehen tehtävä. Kun liikutaan ylemmäs organisaatiossa, tärkeysjärjestys käy abstraktimmaksi ja se pitää itse osata johtaa annetuista tavoitteista. Hallituksen tärkeysjärjestys pitää tulla yhtiön strategiasta, joka taas kuvastaa omistajien tahtoa. Toimitusjohtajan tärkeysjärjestys syntyy siitä, mitä hallitus on hänelle asettanut tavoitteeksi perustuen yhtiön strategiaan ja johtoryhmän tärkeysjärjestys syntyy jokaisen omista tavoitteista, jotka toteuttavat toimitusjohtajan tavoitteita.

Priorisointi taas on tämän tärkeysjärjestyksen huomiointia jokapäiväisessä päätöksenteossa. Jos olet myyntijohtaja ja tehtävänäsi on kasvattaa kuluvana vuonna yhtiön myyntiä 15%, niin rakennat tärkeysjärjestyksesi niin, että tuo tavoite on mahdollista saavuttaa. Tiedät esimerkiksi, että et voi myydä tuota tavoitetta yksin, joten sinun pitää auttaa myyntitiimiä saavuttamaan tuo tavoite yhdessä. Tiedät, että myyntitiimi ei toimi tehokkaasti jos sen toimintaa rajoitetaan tarpeettomasti, mutta sen tehokkuus myös kärsii, jos tiimi saa toimia täysin ilman seurantaa. Niinpä asetat prioriteetteja kuten turhien kokousten karsiminen, mutta pidät vaikka yhden tunnin viikkopalaverin, jossa käydään läpi jokaisen myyjän viikon tulokset. Sovit, että kokouksessa käydään vain tekemäsi esityslistan mukaiset asiat ja siihen käytetään maksimissaan tunti, koska muu toiminta olisi väärien asioiden priorisointia. Jos HR ehdottaa, että myyntitiimin tulisi istua enemmän toimistolla ja vähemmän etätöissä, niin katsot tuon päätöksen ensisijaisesti miten se vaikuttaa myyntitiimin suoritukseen ja vastustat tai puollat ehdotusta sen mukaisesti.

Mistä liikkeelle?

Voit oppia viemään monimutkaisempia priorisointeja tavaksi ja viedä ne osaksi organisaation toimintaa. Aloita kirjoittamalla ylös oma tavoitteesi mikä se sillä hetkellä sitten onkaan. Jatka kirjaamalla ylös ensin oma toimintasi työpäivän jokaiselle 15min-30min ajanjaksolle ja anna sille tärkeysarvio asteikolla 1-10: mitä teit, kuinka tärkeä tämä toiminto oli tavoitteidesi kannalta. Asteikolla 8-10 ovat toimintoja, jotka pitää tehdä tavoitteen edistämiseksi. Asteikolla 5-7 edistävät tavoitetta, mutta eivät ole kriittisiä ja 1-4 eivät varsinaisesti edistä tavoitetta mitenkään.

Jos teet tällaisen taulukon edes yhdestä päivästä, niin huomaat, että suurin osa ajastasi menee asioihin, jotka eivät hyödytä tavoitteen saavuttamista mitenkään. Asteikolla 5-7 olevat toiminnot ovat pääosin tehtäviä, jotka voi delegoida tai ne kuuluvat jonkun toisen tehtäviin. Yleensä alle 10% ajasta menee asioihin, jotka oikeasti edistävät tavoitetta (asteikolla 8-10).

Voit pyytää tiimiäsi tekemään saman tehtävän tai voit arvioida organisaatiosi (yhtiö, liiketoiminta-alue, tiimi, projektiryhmä) osalta samalla tavalla ajankäyttöä ja henkilöiden tehtäviä. Kun ongelmakohdat on havaittu ja ymmärretty, niihin voidaan alkaa puuttua.

Jos tämä lähestyminen tuntuu liian insinöörimäiseltä, niin saattaa riittää työpäivän jälkeen käyttää ajomatka siihen, että miettii paljonko päivä aikana tein sellaisia asioita, jotka olivat oikeasti korkealla prioriteetilla tavoitteideni kannalta.

Myynti putkeen

Olin joskus asiakkaalla auttamassa myynnin kasvattamisessa. Ongelmana asiakkaan mielestä tuntui olevan, että myyjät tekivät oikeita asioita, olivat motivoituneita ja osaavia, mutta myyntiä ei vain saatu kasvamaan. Jokaisella myyjällä oli oma tapansa myydä ja myyntipalaverit käytiin viikottain, jossa ainoastaan käytiin läpi jokaisen myyjän tulokset kuluneelta viikolta. Kaikki näytti päällisin puolin palaverissa hyvältä ja lupasin miettiä asiaa seuraavan viikon palaveriin.

Seuraavalla viikolla johdin palaverin ja piirsin taululle myyntiputken, johon jokainen myyjä piirsi omalla värillään sillä hetkellä aktiivisena olevat asiakkaat numerona. Samat numerot laitettiin jonoon myyntiputken viereen ja pyysin myyjiä kirjoittamaan viereen arvion paljonko aikaa ja eforttia jokaiseen asiakkaaseen oli käytetty. Kävi ilmi, että myyjät käyttivät suurin piirtein yhtä paljon aikaa kaikkiin asiakkaisiin. Selitin, että jokaisen asiakkaan arvo kasvaa mitä pidemmällä myyntiputkea asiakas on, koska sitä todennäköisemmin hänen kanssaan päästään kaupoille. On siis priorisoitava niitä asiakkaita mitkä ovat pidemmällä myyntiputkessa ja käytettävä heidän kanssa enemmän aikaa. Käytännössä tämä tarkoitti, että jos asiakkaalle jätettiin tarjous, niin oltiin jo pitkällä myyntiputkessa ja myyjän tulisi käyttää aikaa asiakkaaseen käydäkseen tuota tarjousta läpi ja varmistaakseen, että se vastaa asiakkaan odotuksia ja asiakas ymmärtää tarjouksen sisällön. Myyjät ymmärsivät hyvin miten asiakkaiden arvo kasvaa myyntiputkessa ja alkoivat muuttaa toimintaansa, mikä alkoi hiljalleen näkyä myös tuloksissa. Myös muita priorisointeja tehtiin, esimerkiksi myynnin raportointia yksinkertaistettiin melkoisesti, koska raportin täyttäminen ei varsinaisesti edistänyt myyntiä, mutta sitä tarvittiin johtamiseen ja ennustamiseen.

Lopuksi

Nyt kun on puhuttu priorisoinnista muista näkökulmista, niin palataan takaisin tähän RUK:n kouluttajan "Tehtävän kirkkaana mielessä" -lausahdukseen. Toivottavasti asia on nyt avautunut paremmin, eli kyse on siitä, että kaikki tekeminen pitää priorisoida siten, että ne hyödyttää annetun tehtävän suorittamista tai johtaa tavoitteen parhaaseen mahdolliseen toteutukseen. Sellaista toimintaa ei ole, josta ei voi kysyä miten tämä edistää haluamani tavoitteen toteutumista.

Kyse ei ole pelkästään ammatillisesti toiminnasta. Voit ajatella asiaa vaikka henkilökohtaisen kasvamisen kantilta. Tavoitteenasi voi olla vaikka laihtuminen, terveemmät elämäntavat, parempi parisuhde tai vaikka enemmän aikaansaava henkilö. Samalla tavalla voit katsoa päivääsi ja miettiä miten jokainen päivän aikana tekemäsi toiminta on auttanut tavoitteesi toteuttamisessa. Jos yksitellen muutat toimintatapojasi ja pidät tehtävän kirkkaana mielessä, niin tapasi alkavat hiljalleen muuttua ja tavoitteesi lähenee pieni voitto kerrallaan.